Die Grundausstattung für den Hausmeister bei der Verwaltung

Wer sich als Existenzgründer im Bereich Hausmeister Dienste auf die Verwaltung von Mietobjekten spezialisieren möchte, der benötigt eine klug gewählte Grundausstattung, mit der ein optimales Arbeiten möglich ist. Einige Tipps haben wir hier für Sie zusammen getragen, aber sie erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

Einen wichtigen Schwerpunkt der zur Verwaltung benötigten Grundausstattung stellen die Kommunikationsgeräte dar. Hier sollte man darauf achten, dass man sowohl über Festnetz als auch mobil erreichbar ist. Vom Festnetz aus sollte außerhalb der Bürozeiten eine kostengünstige, oder noch besser kostenlose Weiterleitung der auf dem Festnetz einlaufenden Gespräche auf das Mobiltelefon möglich sein. Die günstigsten Angebote dafür halten derzeit einige Internetprovider bereit, bei denen man sich gleich eine Dreifachflat zum guten monatlichen Preis buchen kann. Sie beinhaltet den uneingeschränkte Zugang zum Internet sowie die kostenlose Telefonie ins deutsche Festnetz vom Festnetztelefon und vom Mobiltelefon aus. Anderenfalls bietet sich ein Rundum Sorglos Paket bei der mobilen Telefonie an, bei dem man in alle Netze zum Pauschalpreis telefonieren kann.

Ist man einmal beim Sichten der Angebote zur Festnetztelefonie, sollte man sich gleich auch darüber informieren, welche der von den Providern mitgelieferten Geräte einem zusätzlich noch die Möglichkeit verschaffen, ein bürointernes Netzwerk darüber herstellen zu können. Die modernen DSL Router bieten inzwischen sogar die Möglichkeit, via USB einen zentralen Datenspeicher zu nutzen oder einen zentralen Drucker über die Funktion USB Fernanschluss betreiben zu können. Auf jeden Fall sollte der verwendete DSL Router WLAN- fähig sein, so dass man sich mit seinem Notebook oder einen mit WLAN USB Stick ausgestattetem Rechner dort jederzeit anmelden kann. Zusätzlich stellen gute DSL Router die Möglichkeit der Netzwerkanmeldung über USB und Netzwerkkabel bereit.

Neben geeignetem Mobiliar benötigt man für das Büro noch weitere Ausstattungen. Wichtig wäre einerseits ein kleiner Tresor für die Schlüssel, die man von den Eigentümern zu den Häusern und den einzelnen Mietobjekten bekommt. Gehört zum Aufgabenbereich auch die Vereinnahmung von Geldern im Auftrag der Eigentümer, benötigt man zur sicheren Verwahrung der Barmittel ohnehin einen Tresor. Hier sollte man sich vom Büroausstatter oder den Fachfirmen für Sicherungs- und Schließtechnik gut beraten lassen, in welcher Sicherheitsstufe welche Summe versichert ist. Ist einem diese Ausstattung zu teuer, kann man alternativ auch zu seinem Geschäftskonto die Nutzung des Nachtresors vertraglich vereinbaren.

Die Büroschränke zur Verwahrung der Mietunterlagen sollten mit Sicherheitsschlössern abschließbar sein. Als besonders günstig haben sich hier Schränke erwiesen, die entweder Rolltüren oder Türen mit einem 180 Grad Anschlag haben. Sie reduzieren die Gefahr von Arbeitsunfällen durch offen stehende Schranktüren. Im Interesse einer höheren Sicherheit sollten die Fenster des Büros über abschließbare metallene Rollläden oder Einbruch hemmende Gitter verfügen. Die Tür sollte mehrere Zuhaltungen besitzen und aus einem robusten Material bestehen. Wer sich eine kleine Alarmanlage leisten kann, ist natürlich noch besser beraten.

Dreh- und Angelpunkt des Büros der Hausmeister sind natürlich die Arbeitsplätze. Die Schreibtische sollten eine große Arbeitsfläche haben, denn gerade beim Erstellen von Betriebskostenabrechnungen muss man häufiger gleichzeitig mit vielen verschiedenen Papieren hantieren. Ihre Arbeitshöhen und auch die dazu gehörige Bestuhlung sollten genau auf den künftigen Nutzer abgestimmt sein. Optimal sind Arbeitsstühle mit höhenverstellbaren Sitzflächen, ergonomisch geformten Lehnen und Armlehnen.

Eine weitere größere Investition ist das Computersystem. Bei der Auswahl des Monitors sollte man bedenken, dass man über längere Zeiten daran arbeiten muss. Er sollte eine ausreichend große Anzeige möglich machen und noch dazu entspiegelt sein. Zwar sehen die Bildschirme mit den spiegelglatten Fronten gut aus, doch gerade beim Arbeiten mit Kunstlicht klagen die Nutzer häufig über starke Belastungen für die Augen durch den davon ausgehenden Blendeffekt.

Der Computer selbst sollte reichlich Arbeitsspeicher haben und die Möglichkeit haben, entweder intern oder extern Daten zur Sicherung automatisiert duplizieren zu können. Dafür stehen heute interessante Serverlösungen bereit, die man auch schon recht preisgünstig bekommen kann. Bei der zu verwendenden Software zur Mietenbuchhaltung und zur Erstellung der Betriebskostenabrechnung greifen heute viele Eigentümer und Verwalter auf die Aareal Bank zurück. Doch es gibt auch andere Softwarepakete, die einen ähnlich hohen Nutzerkomfort aufweisen.

Wichtig ist es, bei der Auswahl eines geeigneten Programms darauf zu achten, dass die zu verarbeitenden Daten in möglichst vielen Formaten importiert und exportiert werden können.

Der nächste Knackpunkt ist der Drucker bzw. die zu nutzende Kopiertechnik. Viele der modernen digitalen Kopierer besitzen heute Netzwerkschnittstellen, über die sie auch als Drucker und Scanner an den Computer angeschlossen werden können. Hochwertige Modelle besitzen sogar eine Faxfunktion. Sie haben den Vorteil, dass man sich statt vier verschiedener nur ein Gerät anschaffen muss, haben aber auch im Falle eines technischen Defekts den Nachteil, dass dann das gesamte Büro lahm gelegt ist.

Möchte man einen klassischen Computerdrucker nutzen, sollte man weniger auf die Anschaffungskosten, sondern vielmehr auf die Leistungsdaten und die Kosten des regelmäßig benötigten Verbrauchsmaterials achten. Schwarz- Weiß- Laserdrucker, bei denen man mit einer Tonerfüllung mehrere Tausend Ausdrucke machen kann, haben sich hier als die kostengünstigste Lösung erwiesen, die noch dazu den Vorteil hat, dass sie eine hohe Zahl von Ausdrucken pro Minute erreicht und problemlos auf Grund der fehlenden Notwendigkeit der Trockenzeiten eines Tintenstrahldruckers auch mit Falz- und Kuvertiermaschinen gekoppelt werden kann.

Wer sich als Hausmeister mit der reinen Verwaltung beschäftigen möchte, benötigt dennoch ein Fahrzeug, weil er häufig auch Treffen mit Mietern vor Ort durchführen muss. Allerdings reicht hier im Gegensatz zur technischen Betreuung und Pflege der Objekte ein normaler PKW völlig aus. Hier ist im Einzelfall zu schauen, ob man kostenmäßig besser mit der Finanzierung eines Kaufs oder mit einem Leasingvertrag weg kommt. Leasing wäre vor allem dann eine gute Alternative, wenn zu Beginn nur geringe Mittel zur Anschaffung der benötigten Betriebsmittel zur Verfügung stehen. 

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